Şirketlerde Nakit Bütçesinin Düzenlenmesi Nasıl Olmalıdır..?

Firmaların temel amacı kâr elde etmektir, işletmeler için nakit her zaman öncelikli olmuştur. Ciro ve kârı ön planda tutan firmaların mali durumlarının iyi olduğu düşüncesi hâkim bir anlayıştır. Her firmanın olabileceği gibi kârlı firmaların da iflas edebileceği gerçeğini göz ardı etmemek gerekir.
Firmaların mali olarak başarısızlıklarının temelinde nakit akışlarını yönetme konusunda yaşadığı zafiyet vardır. Bu tip firmalarda işletme sermayesi konusunda sorunlar yaşanmaktadır. Alışkanlıklar, el yordamı yoluyla ve tecrübi olarak nakit akışını düzenleme ve “günü gelince hallederiz” anlayışı, maalesef firma yönetiminin nakit sarmalından çıkamamasına neden olmaktadır.
Yüksek ciro, aslında firmalarda bazı kusurları örtmektedir. Nakit hareketlerini ihmal ederek ciroya ve kârı önceliklendiren firmalar müşterilere, tedarikçilere ve bankalar için çalışmakta olduğunu fark etmelidir. Firmalar resmedilmeyen bu durumdan, kredi limitlerini zorlayarak veya mülk satarak kurtulmaya çalışmaktadırlar. Bu durum firmaların sıklıkla başvurduğu bir kısa yoldur, ancak aynı yolu tekrar etmek pek de mümkün olmayacaktır. Bu hareket tarzı yanlış trene bindikten sonra kompartımanda ters yönde yürüyüşe benzemektedir.
Bu yazıda aslında bütçe döneminde nakit bütçesinin önemini vurgulamak istiyorum. Bir işletme bütçesi “nakit bütçesi” olmadan düzenleniyorsa büyük bir bileşeni eksik kalmış demektir.
İşletme bütçesinin bileşenleri ve bütçe akışı 1. Şekil üzerinde gösterilmektedir. Şekil 1 üzerinde dikkat çeken en önemli eksiklik, bütçe bileşenlerinin topladığı mali tabloların süreçte gösterilmemesidir. Şekil 1’deki akışa göre düzenlenen bütçe, bağlantıları kopuk bir yapıya benzer. Bir zincir oluşmamıştır, halkalar birbiri ile bağlantılı ancak, iki ucu birbirinden kopuktur.
Mali tablolara yansıtılmamış bir bütçe sonucu belli olmayan bir maç gibidir. Maç bitmiş, ancak sonucu belli değildir. Taraflar sonuç tablosuna bakarlar, ancak skorboard’da bir şey göremezler. Sonucu belli olmayan ve amaçlara bağlanmayan bir bütçe, maalesef amaçsız bir çalışmadır.
Mali tabloları bütçe sürecine nasıl entegre etmeliyiz?
Her bütçe bileşeninin bilanço, gelir tablosu, nakit akım tablosu gibi ana tabloların yanı sıra, üretim maliyeti tablosu ve satışların maliyeti tablosu gibi özet tablolara bağlanmasını sağlamak gerekir.
Satış bütçesinin hazırlanmasından sonra satış bütçesinin çıktılarının mali tablolar üzerindeki bağlantıları, basit bir şekilde Şekil 3 üzerinde gösterilmektedir. Her bütçenin ‘terzi işi’ olduğunu unutmamak gerekir. Şekil 3 üzerindeki yapı, firmanın sektörüne/ faaliyet konusuna/ aldığı teşvik ve destekler (İhracatta KDV iadesi vb.) konuları da içerecek şekilde firmaya uyarlanmalıdır. Satış bütçesinin çıktılarının, gelir tablosu (yurt içi ve yurt dışı satışlar), bilanço (ticari alacak), nakit bütçesi (nakit girişi/tahsilatlar) ve vergi planlaması (Hesaplanan KDV) ile ilişkilendirilmesi gerekir.
Satın alma bütçesini de içeren bir şablonda nakit çıkış hareketlerinin de etkisini gösterelim. Şekil 4 üzerinde gösterildiği gibi satın alma bütçesinin üretim maliyeti tablosu yanı sıra, bilanço (stok ve ticari borç), nakit bütçesi (Nakit çıkışı/ödemeler) ve vergi planlaması (İndirilecek KDV) ile ilişkilendirilmesi gerekir.
Satış ve satın alma bütçelerinin mali tablolar ile bağlantı şablonları burada örnek olarak verilmiştir. Bu şablonların örnek alınarak diğer işletme bütçelerinin de mali tablolar ile bu şekilde ilişkilendirilmesi gerekir.
Nakit bütçesinin, diğer mali tablolara göre düzenlenmesi nispeten daha zordur. Bunun birkaç nedeninin olduğunu söyleyebilirim: (1) Günlük hayatta nakit akış tablosunu kullanmamak, (2) Nakit akış tablosunun standart bir formatının olmaması (3) Bütçedeki bağlantıların oluşturulması konusundaki bilgi ve beceri eksikliği olarak sıralanabilir.
Nakit bütçesi hazırlanmasında yukarıdaki (şekil 3 ve 4) bağlantıların dışında aşağıdaki konulara dikkat edilmesi gerekir:
1.    Firmanın hesap planına sadık kalınmalıdır. Özelikle giderlerin izlendiği yedili hesapların bütçede de bire bir kullanılması gerekir. Hesap planından farklı gider hesaplarının kullanılması, muhasebeden ayrı hesapların türetilmesine ve nakit hareketlerinin gelişi güzel oluşturulmasına neden olacaktır. Hesap planına sadık olmayan bir bütçe maalesef kontrolsüz bir bütçe olacaktır.
2.    Giderlerin gider çeşitlerine göre yapılandırılması gerekir. Muhasebe Sistemi Uygulama Genel tebliğinde yer alan gider çeşitleri altında firmaya özgü kırılımlar ile giderlerin tasnifi yapılmalıdır. Aslında bunun bir veri sınıflandırması olduğunu unutmamak gerekir.
3.    Dönemler arası bağlantıyı oluşturmak gerekir. Bu başlıkta dikkat çekmek istenilen örneği açıklayalım; 2023 bütçesini hazırlarken ocak ayından itibaren satışları bütçeleyelim. Satışların ortalama vadesi de 90 gün olsun. Bu, ocak ayındaki satışların Nisan ayında tahsil edileceğini gösterecektir. 2022 yılının alacakları da 2023 bütçesine dahil edilmelidir. Bu anlayış sadece alacaklar için geçerli değildir. Ödemeler için de geçerlidir. Tahsilat ve ödemelerin önceki dönem ile bağlantılarının kurulması nakit bütçesi için olmazsa olmazdır.

4.    Gider ve ödeme kavramının bütçede ayrıştırılması. Gider bütçelerini düzenlerken maalesef tahakkuk kavramı ihmal edilmektedir. Basit bir örnek verelim. Fabrika binasının bakım onarımı için nisan ayında 120.000 TL’lik bir gider öngörülmüş olsun. Bu gider bütçeye ‘Nisan ayı gideri’ olarak girilecek. Aslında 12 aya yayılması gerekmektedir. Ödemesi de 4 eşit taksitte yapılacaksa; 30.000 TL’nin her ay nakit bütçesinde Nisan-Mayıs-Haziran-Ağustos aylarında yer alması gerekecektir. Bu örnek, birçok gider türü için geçerlidir. Gider ve ödeme kavramlarını bütçede iyi kullanmak gerekir.
5.    Nakit bütçesi şablonun oluşturulması. Her şeyden önce bu şablonun bir standart formatının olmadığını ifade etmek gerekmektedir. Yine de dünyada ve ülkemizde nakit bütçesinin oluşturulmasında aşağıdaki ana başlıklara dikkat edildiğini görmekteyiz.
 (1) bütçe kalemleri ile bağlantılı hale getirilmeli,
(2) tarih bazında,
(3) farklı para birimleri bazında,
(4) bütçenin sorumluları ile bir arada, raporlanabilir bir formatta kullanılmalıdır.